Comment organiser une réunion formelle
Parfois, un email ne suffit pas. Certaines décisions d’affaires ne peuvent être prises qu’avec l’impulsion d’une réunion en face à face entre les responsables des départements concernés, voire entre les membres de sociétés et d’institutions différentes. Comme tout acte formel, une réunion nécessite de remplir certaines étapes pour que son développement se déroule correctement. C'est pourquoi en .com, nous expliquons comment organiser une réunion formelle .
Phase précédente: organisation de la réunion
Tout d'abord, une question devrait être posée: "Est-il vraiment nécessaire d'organiser une réunion sur ce sujet?" Et est-ce que ces rendez-vous ont souvent, à juste titre, la réputation d'être de véritables dévoreurs de temps, retardant trop d'heures sans résoudre les problèmes discutés. Par conséquent, il est nécessaire d’envisager chaque fois qu’une réunion sera organisée si elle est vraiment nécessaire ou si le problème à traiter peut être résolu beaucoup plus rapidement avec quelques courriels, des appels téléphoniques ou même une session de vidéoconférence. de Skype ou un lieu de rencontre Google.
Une fois la décision prise, il est nécessaire de déterminer le nombre de personnes présentes et de leur envoyer l'invitation, de préférence par écrit et suffisamment à l'avance, par exemple 15 jours s'il s'agit de citer des personnes qui doivent se rendre d'une autre ville, bien que cela dépende de l’ordre du jour et de la situation de chaque entreprise.
Une recommandation: plus les gens vont, plus la réunion sera éternisée, il est donc préférable de ne pas en dire plus que les personnes essentielles. Quelques jours avant la réunion, il est conseillé de confirmer la présence de chacun des invités par téléphone.
En plus de la liste des personnes, vous devez également établir une durée estimée de la réunion, indiquer un ordre du jour et définir un lieu pour la réunion, dans une salle équipée à cet effet. Tout cela doit être bien expliqué dans le document de citation envoyé à chaque participant à la réunion.
Préparation de la salle
Si le centre de travail ne dispose pas d'une salle de réunion appropriée ou s'il ne sera pas libre le jour fixé pour la réunion, vous pouvez toujours recourir à un centre de congrès, à un hôtel ou à un centre d'affaires disposant d'espaces. activé. Selon la réunion, il peut être nécessaire d’avoir une connexion Internet, suffisamment de fiches, un projecteur ou un équipement de vidéoconférence.
Le même jour de la réunion, vous devez d’abord vérifier la salle, vérifier que l’éclairage, le son et le matériel informatique fonctionnent sans problème et que le mobilier est correctement agencé. En outre, vous devez mettre de l'eau et des verres à côté de chaque siège. Si le calendrier de la réunion l’indique, vous pouvez préparer du café et des collations, soit avant la réunion, soit en pause.
Développement de la réunion
La brièveté est importante pour que l'acte ne soit pas éternel. Il est donc utile de conserver un ordre du jour et de le suivre strictement, en essayant de ne pas s'écarter des questions abordées et en tout cas en laissant pour plus tard ou pour une réunion ultérieure les questions secondaires qui pourraient survenir.
Si ce n’est pas la première réunion sur le même sujet, on peut commencer par récapituler les questions discutées et les accords conclus précédemment. Il est conseillé qu’un des participants, ou plusieurs à tour de rôle, le cas échéant, assiste à la réunion à titre de secrétaire et porte un projet de rapport sur son évolution.
À la fin, un petit rapport de décision est laissé prêt et, si nécessaire, la date de la prochaine réunion est établie.
Stade ultérieur
Avec plus de tranquillité, le projet de rapport sur la réunion est effacé. De même, on cherche à laisser la salle utilisée en bon état et des préparatifs sont organisés pour la prochaine réunion, ce qui permet de reprendre le processus.
