Comment organiser les fichiers

L'organisation de votre système de fichiers peut éviter la perte de documents . Après avoir organisé les fichiers, vous pouvez réduire le nombre de documents dans vos dossiers et ne présenter que ce qui est important et essentiel pour vous.

• Dossiers suspendus
• Fichier de dossier
• Les étiquettes

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Triez les documents de votre organisation en groupes, car cela facilitera la coordination de vos catégories ou de vos classes. Décidez quels documents doivent être placés dans chaque catégorie. Créez des sections dans chaque catégorie, cela vous aidera dans la gestion et l’organisation de vos fichiers.

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Créez des sous-catégories pour chaque catégorie. Il peut être difficile d’ organiser un système de fichiers en catégories et sous-catégories, mais cela sera pratique une fois que le système de fichiers aura été organisé. Ces systèmes de fichiers peuvent être utiles et vous pouvez en outre simplifier le système de fichiers en les divisant en différentes sous-catégories telles que le lieu, la date et le nom.

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Catégorisez votre système de dossiers en utilisant des couleurs codées pour créer tous les fichiers importants et les garder séparés les uns des autres. Les couleurs importantes vous aideront à trouver n’importe quel fichier en question à tout moment, et vous n’aurez pas à vérifier chaque dossier lorsque vous aurez besoin de localiser un fichier particulier.

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Utilisez trois à cinq couleurs. Utilisez une couleur particulière pour chaque catégorie. Vous pouvez utiliser la couleur bleue pour les dossiers du ménage, le rouge pour les dossiers médicaux, le vert pour les fichiers financiers et le orange pour les fichiers personnels. En utilisant les couleurs, vous pouvez séparer chaque catégorie.

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Utilisez des étiquettes de couleur pour les dossiers suspendus et des étiquettes de couleur blanche, car elles peuvent être facilement lues en blanc. Placez chaque étiquette à la position de tabulation du dossier en fonction des catégories que vous avez créées par ordre alphabétique ou numérique.

• Vous pouvez placer l'étiquette dans votre dossier de manière numérique, mais évitez d'organiser les fichiers dans l'ordre numérique. Vous préférerez peut-être un système de fichiers alphabétique avec des noms tels que médecins, finances du ménage et personnel.
• L'utilisation d'une certaine couleur telle que le rouge pour les dossiers médicaux identifie l'importance du fichier et sera facilement accessible pour les joindre le moment venu pour les appels d'urgence.