Comment répondre au téléphone de manière professionnelle

Avoir les compétences d'un professionnel du téléphone peut vous aider à réussir dans le monde des affaires, que vous représentiez une petite entreprise, fournissiez des informations à une institution financière ou constituiez le premier moyen de communication d'une grande entreprise. Une manière professionnelle de répondre au téléphone dans une communication professionnelle permet de tout clarifier entre les deux parties. "Communiquer clairement et écouter efficacement sont les pierres angulaires des relations loyales." Lorsque les personnes ne peuvent pas voir la personne à l'autre bout du fil, une attitude confiante et informée leur permet de savoir qu'elles traitent avec un professionnel. .

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Prenez votre temps pour décrocher le destinataire d'un appel entrant. Se précipiter pour répondre au téléphone lorsque vous n'êtes pas prêt, informe la personne à l'autre bout du fil que vous n'êtes pas prêt à prendre l'appel. Laissez le téléphone sonner une ou deux fois avant de le prendre et respirez à fond pour préparer l'appel.

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Citez l'organisation que vous représentez et votre nom. Ce moment est important car il transmet les informations les plus élémentaires à l’autre partie et élimine tout doute quant à la pertinence du numéro.

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Écoutez attentivement l'appelant. Attendez d'avoir fini de parler pour répondre et assurez-vous de bien comprendre vos questions avant de répondre. Clarifiez les détails des questions de l'interlocuteur en cas de doute.

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Parlez lentement lorsque vous répondez à l'appelant. Ayez confiance en vos réponses. Choisissez votre langue avec soin, car le jargon ou les mots indécis peuvent amener l'appelant à douter de son expérience. Demandez à l'appelant si vous comprenez les informations que vous fournissez.

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Demander la permission avant de mettre un appel en attente. Remerciez votre interlocuteur pour votre patience et dites-lui combien de temps il devra attendre. Demander l'approbation pour le transfert de messages ou la recherche d'une requête, car cela donnera à l'appelant la possibilité d'attendre en ligne ou non.

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Vérifiez que l'appelant a compris les informations que vous avez fournies. Passez en revue les dates et heures importantes. Demandez à l'appelant s'il peut être plus utile avant de mettre fin à l'appel. Remerciez l'appelant à la fin de l'appel.

• Il est important d'éliminer les distractions telles que la musique, la nourriture, de se concentrer sur l'appel et de donner la réponse de manière professionnelle.